En el desarrollo de cualquier proyecto es conveniente el efectuar, además de una programación previa y de una fijación de objetivos, el cumplir unas determinadas normas. Éstas, si están perfectamente estructuradas, llevarán siempre al éxito. En ese conjunto de normas van incluidos también los que se consideran pequeños detalles.
A continuación mostramos una infografía en la que se desgranan 10 buenas prácticas encaminadas a la gestión de proyectos. Se trata de una propuesta válida para todos los que se encuentren centrados en la elaboración y gestión de un determinado proyecto. Es muy importante el tener en cuenta lo que se propone en la imagen que tenéis a continuación.
Infografía ofrecida por Wrike – Aplicaciones Para Gestión De Proyectos
Si hacemos un repaso de los apartados reflejados, nos encontramos con lo siguiente:
- Comunicación: En todo proyecto están implicadas varias personas. Como gestor del mismo debes preocuparte por que todos los participantes sepan como va su desarrollo. No existe trabajo en equipo si no hay comunicación entre las personas que lo componen.
- Equipo de respuesta: Todos los proyectos tienen un mayor o menor nivel de complicación en su desarrollo. De ahí la importancia de que exista un equipo de respuesta que sirva para resolver de inmediato los problemas que surjan.
- Reunión de inicio: Hablando se entiende la gente. Antes de poner en marcha un proyecto es necesario convocar una reunión en la que participen todos los implicados en el mismo. En dicha reunión se fijarán, sobre todo, los puntos de actuación. El que cada uno de los miembros del proyecto sepa en cada momento la decisión o decisiones que debe tomar es fundamental para conseguir el éxito.
- Documento de definición del trabajo: Todo proyecto debe estar fijado de antemano, y no basta con decirlo sino que hay que también escribirlo. En el documento de trabajo se indicarán los responsables de cada parte y la labor que deben llevar a cabo.
- Plan de trabajo detallado: No solo basta con fijar unos objetivos sino que también hay que arbitrar el sistema, la programación, para hacerlos realidad. Un buen plan de trabajo debe estar perfectamente estructurado, sin lagunas en su contenido.
- Documentar todo: Para evitar disgustos, como gestor del proyecto, debes tomar nota de todo lo que se hace y elaborar un documento, accesible a todos los componentes, que refleje el desarrollo. De esta forma todos sabrán lo que se ha hecho y como, consecuencia de ello, actuar en la toma de nuevas decisiones.
- Información: Siempre surgirán dudas, ya nadie es perfecto. En todas las circunstancias se deben tener en cuenta las opiniones de los demás. Con lo que ellas aporten se podrán corregir errores y evitar que se vuelvan a cometer.
- Solicitudes adicionales: Si surgen nuevas solicitudes en el desarrollo del proyecto, hay que analizarlas en profundidad y, antes de aceptarlas, ver si son factibles, si pueden pasar a formar parte de lo que se está haciendo.
- Nuevos acuerdos: Si en cualquier momento, tras atender a una nueva solicitud, hay que realizar cambios, deben ser todos los miembros del proyecto, tras una reunión previa, los que los acepten.
- Reunión de cierre: Pensando en el futuro, tras finalizar un proyecto es conveniente efectuar una reunión con todos los participantes en el mismo con el fin de llevar a cabo una evaluación de todo lo que se ha llevado a cabo. Con ello se conseguirá que lo aprendido sirva para el desarrollo de nuevos proyectos.
