Son muchos los momentos en los que tenemos que organizar una reunión con el fin de exponer nuevas ideas, de mostrar a los asistentes todo lo que es necesario para que lleven a buen fin sus pretensiones. El proceso de organización de estas reuniones requiere de una serie de principios. No basta con hacer una programación, ésta ha de ir acompañada de unos objetivos así como de todo lo necesario para mostrar todas las propuestas que sirvan para la consecución de los mismos.
A continuación mostramos una infografía en la que se muestra todo lo que se necesita para conseguir los mejores resultados. Está claro que no podemos renunciar a conseguir lo que deseamos, por ello no debemos dejarnos sumir en una organización sin sentido. Se sabe que en muchos casos no se consigue lo que se pretende, debido a que no se hace una planificación previa de lo que se va a exponer.
Infografía ofrecida por Wrike – Software De Gestión De Proyectos
Si no queremos mostrar temor a la hora de organizar una reunión y deseamos conseguir los mejores resultados, debemos tener en cuenta lo siguiente:
- Reducir la lista de participantes: Cuanto menor sea el número de las personas invitadas mejores serán los resultados. Nunca debemos montar reuniones en las que haya muchos participantes.
- Crear reuniones de no muy larga duración: El tiempo juega un papel importante a la hora de organizar una reunión. Si obligamos a los invitados a que estén mucho tiempo, terminarán por aburrirse y, como consecuencia de ello, no captarán lo que pretendemos.
- Despertar la atención: Siempre es necesario que en el comienzo se muestre todo lo necesario para que los asistentes descubran que se van a tratar temas interesantes.
- Presentar un resumen: En el comienzo debe mostrarse un pequeño resumen de todo lo que se va a tratar. Ello servirá para que todos estén atentos y se despierte su interés.
- Ceñirse al programa: La improvisación no tiene sentido. Siempre se deben tratar los apartados fijados en la programación. Ello servirá para que los asistentes permanezcan atentos.
- Presentar gráficos y dibujos: En el programa se deben incluir elementos que llamen la atención. Los gráficos, los dibujos o los mapas conceptuales son muy importantes.
- Prohibir el uso de dispositivos: No se debe permitir la utilización de dispositivos que activen la falta de atención. Por ello, no se debe dejar a los asistentes la utilización de teléfonos móviles, tablets y ordenadores portátiles.
- Asignar un responsable: Cada tarea debe ser desarrollada por un responsable, por la persona que se ocupa de llevar a buen fin lo que se pretende.
- ¿Quién hará qué y para cuándo?: La respuesta a esta pregunta servirá para comprobar que se ha llevado a cabo todo lo necesario para conseguir lo que se pretendía.
Ya lo sabes, si quieres conseguir que la reunión o reuniones que organizas sean productivas, ten en cuenta lo que hemos expuesto.
