Es posible que si tu negocio está creciendo, te estés planteando ampliar tus horizontes y comenzar a operar en el mercado europeo. Aunque es una noticia fantástica ver cómo tus esfuerzos están dando sus frutos, a la hora de acceder a un mercado fuera de España, seguro que comienzan a asaltarte las dudas.
¿Puedes operar sin más? ¿Basta con el NIF de identificación español de tu empresa? Y ¿qué es ese número VAT del que todo el mundo habla? Se trata de dudas razonables. Sobre todo lo que respecta al VAT, un elemento clave para operar con el resto de países de la Unión Europea.
Gracias a este número de identificación fiscal se simplifica todo el proceso de facturación y tributación cuando se opera fuera de nuestra frontera. Sin embargo, todavía es posible hacer que la facturación sea más sencilla con una aplicación empresarial a medida, como las que puedes crear gracias a empresas como Velneo.
Para dejar claro en qué consiste el VAT, por qué lo necesitas y cómo conseguirlo, hemos preparado la siguiente guía para aclarar todas estas cuestiones y puedas empezar a expandir tu negocio sin problemas.
¿Qué es el VAT/Número VAT/VAT Number?
En nuestro país se conoce como VAT o Número VAT a lo que en el resto de países europeos se denomina VAT Number, y no son más que las siglas de Impuesto sobre el Valor Añadido en inglés: Value Added Tax. Es decir, se trata del número de identificación fiscal para poder tributar lo que sería el IVA intracomunitario.
Este número se concede a todas las empresas y trabajadores autónomos que van a operar con otras compañías europeas que no se encuentren en España. Supone una ventaja fiscal para la empresa española, pues al tributar por VAT ya no tendrás que hacerlo por el IVA español, mientras que la Unión Europea también se beneficia pues cobra de la empresa facturada.
A raíz de la puesta en marcha del Sistema Único de Pagos Europeo o SEPA (Single Euro Payments Area) se obliga a todo aquel que quiera operar a nivel europeo a identificarse con este número VAT. Además, la implantación de este sistema conlleva la modificación de las facturas, que deberán incluir este número.
El número VAT se compone del prefijo de cada país, en nuestro caso ES, seguido del número NIF de la empresa o del DNI de un profesional autónomo. Esto es así porque lo que se persigue es simplificar procesos y no emborronarlos más con números distintos para cada tipo de operación.
¿Por qué se necesita el VAT?
Para operar y tributar dentro de nuestras fronteras basta con el NIF como identificación del negocio, pero en el momento que comiences a facturar en el resto de Europa, el VAT se convierte en indispensable. En resumidas cuentas, sin el VAT no podrás facturar a empresas europeas.
Como ya hemos mencionado, esta identificación sustituye al IVA, por lo que al tributar por el VAT no tendrás que repercutir este impuesto en nuestro país. El objetivo principal de este número identificativo es aliviar la carga de impuestos que soportan las empresas que operan en múltiples países, además de facilitar todos los trámites.
¿Cómo conseguir el VAT en España?
Tanto si eres un trabajador autónomo o tu negocio está constituido en forma de empresa, para poder obtener el VAT, deberás concertar una cita con la Agencia Tributaria, para exponer tu caso: tendrás que demostrar de forma fehaciente que vas a operar con empresas europeas y que por ello necesitas el VAT. Esto es, el agente de Hacienda es quien tiene la capacidad de acreditar si verdaderamente necesitas o no el VAT.
De esta forma, el VAT te podrá ser denegado si el evaluador de la Agencia Tributaria comprueba que no lo necesitas para tus operaciones, pero también podrá rechazar tu solicitud si no has podido demostrar de forma clara que vas a operar con países de la Unión Europea.
Aunque depende de la regulación de cada Comunidad Autónoma, los pasos generales a seguir para solicitar el VAT ante Hacienda son los siguientes:
- Recopilar y presentar los datos identificativos del trabajador autónomo o de la empresa.
- Presentar la documentación necesaria que acredite la actividad que se ejerce.
- Justificar, mediante motivos razonados, por qué necesitas la identificación VAT.
La Agencia Tributaria también puede pedir cualquier otra información o documentos si así lo cree necesario. A partir de entonces, Hacienda dispone de un plazo de 15 días para tomar una decisión, la cual será comunicada al interesado mediante correo ordinario.
Si la decisión es favorable, en la misma carta se te facilitará el número VAT identificativo. En caso contrario, la misma carta de denegación explica el proceso a seguir para apelar la decisión e intentar cambiarla.
Y ¿qué es el VIES?
Cuando te han concedido el VAT, tu negocio estará inscrito en el sistema VIES, que es el registro oficial donde se encuentran las empresas y profesionales autónomos a quienes se les ha expedido un VAT para operar a nivel europeo.
Este VIES (VAT Information Exchange System) es el Sistema de Intercambio de Información sobre el VAT, y es donde podrás comprobar que tu VAT está inscrito y listo para funcionar. También sirve para comprobar si el VAT que te presenta la compañía con la que estás trabajando es válido.
Esperamos que esta guía te ayude a comprender qué es el VAT y cómo conseguirlo si lo necesitas para tu negocio. Recuerda que para facilitarte todo el proceso de facturación con países europeos, puedes crear una aplicación con la ayuda de Velneo y sus profesionales, que estarán encantados de ayudarte en el diseño de la misma.
