No es ningún secreto que la manera en la que trabajamos está cambiando. El trabajo híbrido y remoto es la nueva normalidad para muchas empresas, con personas que dividen su tiempo entre la casa y la oficina. Mientras tanto, nuestra tecnología está cada vez más repleta de herramientas de gestión del tiempo y aplicaciones de productividad digitales. Cada nueva herramienta promete facilitar nuestras vidas y, algunas veces, lo hace; pero con demasiada frecuencia, es solo otro lugar para guardar archivos que no podremos encontrar después.
Esta era del trabajo híbrido, junto con la cantidad creciente de herramientas de gestión, les ofreció a las organizaciones nuevas maneras de colaborar y conectarse. Sin embargo, también generó un problema inesperado: muchos de nosotros desperdiciamos valiosas horas buscando archivos, documentos o mensajes que deberían estar al alcance de la mano.
El panorama más amplio del trabajo híbrido
En un mundo perfecto, el trabajo híbrido ofrecería lo mejor de los dos mundos. Tendríamos días en casa para enfocarnos y evitar el estrés del viaje, y tendríamos días en la oficina para aportar ideas y para la integración del equipo. Sin embargo, con toda esa flexibilidad viene un nuevo conjunto de problemas: archivos dispersos en diferentes unidades o carpetas compartidas, la comunicación que se da en diferentes aplicaciones y la confusión sobre quién tiene la responsabilidad de determinadas tareas.
Cuando se suma todo eso, no es de sorprender que algunas personas sientan que están trabajando más tan solo para organizarse en lugar de trabajar de forma más inteligente para hacer las tareas reales. La productividad laboral, ya sea en una oficina o en casa, está en declive, y las empresas deben actuar rápido.
Los mayores desafíos para la eficiencia en el trabajo
En una encuesta reciente sobre el lugar de trabajo de Lucid, en la que participaron alrededor de 2200 trabajadores de todo el mundo, se analizaron mejor estos desafíos para la optimización de flujos de trabajo. Los resultados muestran un panorama claro de por qué la productividad laboral sufre.
Por ejemplo, los trabajadores manifestaron que pasan en promedio cinco horas por semana buscando información relacionada con los proyectos. Pensemos en eso: es casi un día laboral completo por semana dedicado a buscar cosas. Sorprendentemente, este problema es frecuente, en especial en equipos grandes, en los que los trabajadores usan múltiples herramientas de gestión del tiempo, unidades y procesos para compartir documentos.
Estas herramientas diseñadas para ayudar a los trabajadores a organizarse pueden tener una consecuencia opuesta algunas veces. De acuerdo con la encuesta, casi la mitad (45 %) de los empleados afirman que usan cinco o más aplicaciones de productividad, y cerca del 42 % dice que gestionar múltiples herramientas es abrumador. En lugar de tan solo trabajar, tener demasiadas plataformas de “automatización en el trabajo” en realidad genera frustración y desconecta a los equipos, lo cual desfavorece la eficiencia en el trabajo.
¿Qué se puede hacer para aumentar la productividad laboral?
Contar con múltiples herramientas no es necesariamente malo, pero, si no están conectadas o hay un malentendido sobre cómo usarlas correctamente, terminan causando más daños que beneficios.
Demasiadas herramientas pueden tener incluso un mayor impacto en una empresa que solo una pérdida de tiempo o eficiencia en el trabajo. De hecho, en la encuesta se determinó que el 36 % dice que los empleados competentes en realidad dejan las organizaciones por la falta de alineación y por la confusión que provoca la gran cantidad de herramientas y procesos poco claros. Entonces, ¿qué se puede hacer para resolver este problema y retener a los mejores talentos?
- Procesos y carpetas estandarizadas
Dado que el 45 % de los empleados dicen que contar con una mejor documentación de los objetivos y el progreso de los proyectos mejoraría la alineación, invertir en una mejor documentación de proyectos es una manera fácil de resolver l la productividad laboral.
Si todos los miembros del equipo saben exactamente dónde deberían estar determinados archivos y cómo deberían nombrarse, desaparecerán muchos dolores de cabeza. Lo mismo sucede con las tareas de los proyectos: si tiene una lista de verificación o plantilla estandarizadas para cada proyecto nuevo, desperdiciará menos tiempo preguntándose dónde se ubica cada pieza.
- Uso de software de colaboración visuales
De acuerdo con la encuesta, los elementos visuales son una herramienta potente para la productividad laboral. De hecho, el 69 % de los encuestados manifestaron que los elementos visuales son extremadamente o muy importantes para la colaboración, mientras que el 30 % dijo que son clave para aumentar la alineación y acelerar la finalización de tareas. Es una cifra alta para la eficiencia en el trabajo.
Un diagrama o un mapa conceptual claros que muestren cómo se relacionan las carpetas, las aplicaciones o los roles puede comunicar más que un documento de texto largo. Las herramientas visuales, como Mapa mental de Lucid, por ejemplo, favorecen la optimización del flujo de trabajo, permitiéndoles a los equipos ver el panorama general, hacer el seguimiento del progreso y garantizar que todos estén en sintonía.
- Evaluar las soluciones tecnológicas
Algunas veces, se tienen demasiadas herramientas. Si debe pasar entre cinco o más plataformas, podría ser hora de evaluar si dos o tres de ellas pueden combinarse o eliminarse. Busque aplicaciones que se integren bien entre ellas. Además de ahorrar dinero, eliminar las herramientas innecesarias hace el trabajo más fluido y uniforme, al tiempo que mantiene a los equipos más organizados y menos abrumados.
La clave de la productividad laboral
Mejorar la productividad no solo se trata de sumar más herramientas, se trata de trabajar de forma más inteligente. Al recortar las aplicaciones innecesarias, mejorar la documentación y agilizar los flujos de trabajo, las empresas pueden ayudar a los empleados a mantener el enfoque y la eficacia. En el mundo vertiginoso de hoy, la verdadera eficiencia en el trabajo proviene de la simplicidad, la claridad y las herramientas correctas, no solo de tener más.
