El trabajo híbrido se ha convertido en una realidad para la mayoría de las empresas en España, combinando días en casa y en la oficina. Si te toca esta modalidad, es clave que sepas cómo aprovechar al máximo los días de trabajo en la oficina para ser productivo y organizado, tanto en el trabajo presencial como en remoto.
Un estudio reciente de Gitnux en EE. UU. reveló que más del 84 % de los empleados se distraen durante la jornada laboral, y el 70 % asegura que el ruido en la oficina es una de las principales causas. Por eso, es fundamental que planifiques tu tiempo en la oficina de manera inteligente, evitando distracciones y maximizando tu productividad.
A continuación, te compartimos cuatro consejos prácticos que te ayudarán a mejorar la eficiencia en la oficina, a organizar tu día de trabajo presencial y a evitar que el ruido o las interrupciones afecten tu rendimiento. ¡Descubre cómo tener un día más productivo y eficiente cuando estás en la oficina!
- Organización y priorización de tareas
Para aprovechar al máximo los días de trabajo en la oficina, es clave planificar tu tiempo de manera eficiente. Revisa tu carga de trabajo y programa las tareas que requieren colaboración para los días en los que estarás con el equipo presencialmente.
Evita tareas asíncronas durante esos días. Estas, como proyectos administrativos o individuales, son ideales para hacer en casa, donde puedes concentrarte sin interrupciones.
En la oficina, dedica el tiempo a proyectos colaborativos, reuniones presenciales y sesiones de brainstorming. Las tareas creativas fluyen mejor cara a cara, ya que permiten una comunicación más ágil y natural. Si sabes que tendrás un día en la oficina, organiza tu semana para maximizar la productividad, dejando las tareas individuales para casa y las colaborativas para el trabajo presencial. ¡Así aprovecharás al máximo ambos entornos!
- Optimización del espacio de trabajo para una mejor productividad
Crear un espacio de trabajo limpio y organizado es fundamental para ser más productivo. Es clave mantener tu escritorio de trabajo despejado y libre de orden para reducir las distracciones lo cual ayudará a enfocarte mejor en tus tareas.
Si no vas todos los días a la oficina, es aún más importante. Lo último que quieres es llegar a la oficina y distraerte con papeles o materiales de proyectos relacionados con el trabajo de la última semana. Organiza y guarda lo que no necesitas y deja solo lo esencial a la vista. ¡Así, trabajarás mucho mejor!
- Usa los días de oficina para mejorar la comunicación y ser más eficiente
Los días en la oficina son ideales para ponerte al día con los compañeros, revisar proyectos y organizar reuniones rápidas que alineen a todo el equipo. Solo cinco minutos de charla en persona pueden ahorrarte decenas de correos y aclarar malentendidos al instante.
Las conversaciones informales en la cocina o los almuerzos largos también mejoran el ánimo y, en consecuencia, la productividad. Al planificar tu semana, deja espacio para socializar y conectar con tus compañeros.
Recuerda, la comunicación eficiente es clave, tanto en la oficina como trabajando en remoto. Las herramientas de colaboración virtual, como Lucidspark, facilitan la conexión entre equipos híbridos.
La función de mapa conceptual virtual de Lucidspark es una opción especialmente innovadora que se enfoca en inspirar la creatividad, sin importar dónde se encuentre su equipo.
Todos los miembros del equipo pueden agregar ideas y hacer notas en un mismo espacio, uniendo a los equipos tanto en la oficina como a distancia.
- Técnicas de concentración y gestión del tiempo
La oficina puede estar llena de distracciones, así que es clave encontrar una técnica que te ayude a concentrarte y planificar tu tiempo de manera efectiva. No se trata de quedarte pegado al escritorio y evitar socializar, sino de priorizar las tareas importantes y aprovechar momentos de productividad para avanzar en tu lista.
Hay muchas técnicas de concentración y gestión del tiempo que puedes probar. Aquí te dejamos algunas:
La Matriz Eisenhower
Esta herramienta te ayuda a organizar y priorizar tus tareas según su urgencia e importancia. Divide tu lista en cuatro cuadrantes: urgente e importante, no urgente pero importante, urgente pero no importante, y ni urgente ni importante. Ten en cuenta que algunas tareas pueden cambiar de importancia dependiendo de la colaboración que necesites. Una vez que las tengas clasificadas, podrás decidir cuáles hacer ahora, cuáles programar para más tarde, cuáles delegar en el equipo y cuáles dejar pasar. ¡Y lo mejor es que funciona genial en plataformas de organización virtual, donde puedes asignar tareas a los distintos cuadrantes!
La Técnica Pomodoro
La técnica Pomodoro consiste en dividir tu trabajo en intervalos de 25 minutos, seguidos de breves descansos. Cuando empieces una tarea, pon un temporizador para 25 minutos y concéntrate solo en eso, sin distracciones. Cuando suene, tómate un descanso de cinco minutos, idealmente lejos del escritorio. Luego, ¡vuelve a empezar! Esta técnica te ayuda a mantener la concentración en ráfagas cortas y a tomar descansos regulares para evitar el agotamiento.
Evita hacer malabares con varias tareas a la vez en la oficina. Estás rodeado de gente y es fácil caer en la tentación de saltar de una conversación sobre un proyecto a otra. Pero no dejes que eso te distraiga. Enfócate en tu carga de trabajo cuando estés en tu escritorio, y reserva momentos específicos para brainstormings y colaboraciones, lejos de tu computadora.
Combinar trabajo en la oficina y remoto puede ser un desafío, pero mientras más utilices estas estrategias, mejor estarás para aprovechar al máximo tu productividad sin importar dónde te encuentres. Organiza tu carga de trabajo y planifica con tiempo para concentrarte y colaborar; esa es la clave para sacar el máximo provecho a tu tiempo en la oficina.
