La programación de eventos es algo que está a la orden del día, tanto a nivel empresarial como educativo. En cualquier momento, los responsables de una empresa necesitan convocar a varias personas con el fin de llevar a buen fin la presentación de un producto. Lo mismo ocurre con los centros educativos cuando tienen que citar a varios profesores para conseguir desarrollar un proyecto.
Siempre que sea necesario convocar reuniones online, hay que recurrir a una aplicación destinada a ello. Aunque hay más de un software en este campo, a continuación nos referimos a Calendly, centrado en la programación de eventos de manera fácil.
¿Qué ofrece Calendly?
Nos referimos a un centro de programación de reuniones online. El sistema utilizado por Calendly raya la perfección, lo que redunda en eliminar aspectos que lo único que generan son complicaciones y pérdidas de tiempo. La reuniones se podrán programar sin que sea necesario el intercambio de múltiples mensajes de correo electrónico.
Cada uno de los participantes en un evento puede hacerlo en función del horario que tenga disponible. Cuando un invitado sea convocado, sólo tiene que indicar este horario para que el promotor pueda actuar en consonancia.
Calendly utiliza todo lo necesario para poner en marcha una completa coordinación entre los diferentes miembros participantes en un evento. Tras programar una reunión, se enviarán notificaciones de recuerdo a los participantes y, si es necesario, se llevará a cabo una reprogramación.
A tener en cuenta
Solo hay que decirle a Calendly cuales son las preferencias personales en cuanto a la disponibilidad y, el software, se ocupará de programar el trabajo. Se creará un enlace que se podrá enviar a todos los participantes o incluirlo en el sitio web de la empresa o del centro educativo. Los promotores podrán añadir reservas en cualquier momento.
Los responsables de Calendly nos dicen lo siguiente sobre la gestión de flujos de trabajo:
«Automatice recordatorios y seguimientos. Calendly automatiza sus reuniones con flujos de trabajo y envía desde correos electrónicos de recordatorio hasta notas de agradecimiento, para que pueda centrarse en el trabajo que solo usted puede realizar. Es como tener un asistente, incluso si tiene un negocio unipersonal«.
Para empezar a utilizar Calendly se puede solicitar una prueba durante 14 días del plan Team y, a partir de ahí, continuar con el plan gratuito o recurrir a uno de los de pago.
Acceso
Para comenzar a utilizar esta plataforma hay que acceder a Calendly. Como hemos indicado, existe una versión gratuita del software y servicio incluido, y otras de pago con más prestaciones. Cada una está adaptada a los servicios necesarios: número de conexiones de calendario por personas, conexiones a otros servicios como Google u Office 365, acceso con servicios web y dispositivos móviles, crear eventos de grupo, y unos cuantos más.
